Principais características

Módulo Protocolo Administrativo

Facilita e elimina o manuseio de papel, centralizando os processos administrativos. Acompanha, gerencia e monitora com eficiência o progresso dos variados procedimentos municipais, reduzindo entraves e garantindo conclusões oportunas. Administra documentos, aprovações e comunicações de maneira ágil.

Sistema de Controle de Protocolo Geral Moderniza e Simplifica a Gestão de Processos O Sistema de Protocolo Geral é a solução elaborada para abolir o manuseio de papel e otimizar a tramitação de processos nas unidades da Prefeitura. Com uma gama extensa de funcionalidades totalmente digitais, os processos são gerenciados, promovendo maior eficiência, controle e transparência em todo.

Cria e gerencia processos digitais e tramita eletronicamente. Gerencia opcionalmente processos tradicionais (processos físicos), incluindo informações vitais do solicitante, assunto e com capas identificadas com códigos de barras, conforme os padrões da Prefeitura.

Módulos Essenciais

• Módulo Protocolo Administrativo: Facilita e elimina o manuseio de papel, centralizando os processos administrativos. Acompanha, gerencia e monitora com eficiência o progresso dos variados procedimentos municipais, reduzindo entraves e garantindo conclusões oportunas. Administra documentos, aprovações e comunicações de maneira ágil. O Sistema de Protocolo Geral é a solução elaborada para abolir o manuseio de papel e otimizar a tramitação de processos nas unidades da Prefeitura. Com uma gama extensa de funcionalidades totalmente digitais, os processos são gerenciados, promovendo maior eficiência, controle e transparência em todo o fluxo de trabalho.

Recursos do Módulo

Cria e gerencia processos digitais e tramita eletronicamente. Gerencia opcionalmente processos tradicionais (processos físicos), incluindo informações vitais do solicitante, assunto e com capas identificadas com códigos de barras, conforme os padrões da Prefeitura.

• Tramitação Online: Permite que os processos circulem de forma ágil entre as unidades da Prefeitura, documentando cada etapa do percurso, os períodos de permanência e os responsáveis envolvidos. Mantém o controle sobre cada movimentação do processo com recursos para remessas, guia de remessa.
  
• Controle de Anexações e Desanexações: Mantém o controle sobre os processos anexados, facilitando a tratativas de temas e objetos semelhantes.
  Funcionalidade de Notificação para Contribuintes: Como gestor público, você pode oferecer aos contribuintes uma experiência transparente e eficiente. As notificações são enviadas por e-mail ou SMS, assegurando que os cidadãos sempre que necessário possam ser informados sobre o andamento de seus processos. Isso reduz a necessidade de consultas presenciais ou por telefone, otimizando o atendimento ao público.
  Interação Segura para Usuários do Sistema: Para os usuários internos que operam o sistema, mas que eventualmente precisam de acesso externo, nossa plataforma gera links seguros. Esses links permitem a leitura e pronta informação fora do ambiente físico do escritório, mantendo a integridade e a privacidade dos dados. Isso proporciona flexibilidade e eficiência operacional, essenciais para a gestão pública moderna.
  Capacidade de incluir dados, lembretes, mapas entre outros documentos que necessariamente não precisam fazer parte das informações processuais quando forem ser exportadas ou compartilhadas para fora do sistema também é um recurso disponível (anexos apensados e não apensados).
  Devido a rotina repetitiva de alguns setores da Administração Pública, muitas cotas em processo tem o mesmo conteúdo de informação, para otimizar o trabalho, os usuários podem criar modelos de cotas individuais e personalizadas!
  
• Funcionalidade de Anexo de Arquivos por “Arrastar e Soltar”: Como gestor público, você apreciará a nossa mais recente atualização que simplifica o processo de anexar arquivos às cotas. Agora, tudo o que você ou sua equipe precisam fazer é simplesmente arrastar o arquivo desejado e soltá-lo diretamente na plataforma do protocolo. Essa melhoria otimiza o fluxo de trabalho, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentando a eficiência operacional.
  A segurança dos dados é uma prioridade máxima em nosso sistema. Para proteger as informações dos contribuintes e a integridade dos processos, introduzimos um controle rigoroso de marcação e identificação de folhas associadas a cada cota ou anexo. Cada documento é não apenas claramente identificado, mas também protegido por um código de acesso exclusivo.
  

Recursos mais modernos

Na liderança da modernização administrativa, nossa empresa oferece soluções de ponta desenhadas especialmente para gestores públicos.

• Assinatura Digital Avançada: Utilize assinaturas digitais no padrão ICP-Brasil com e-CPF, ou assine via login simplificado. Essa funcionalidade traz segurança e simplicidade para o processo de assinatura de documentos.
  Assinaturas Múltiplas Simplificadas: Gerencie facilmente documentos que necessitam de múltiplas assinaturas, facilitando a colaboração e agilizando os processos de aprovação.
  
• Solicitação de Assinaturas Intuitiva: Inicie processos de assinatura com um clique, enviando solicitações por e-mail ou diretamente a outros usuários do sistema, eliminando a necessidade de trâmites físicos e burocráticos.
  Cada funcionalidade é uma peça-chave para um sistema mais ágil, seguro e eficiente, refletindo nosso compromisso em manter os gestores públicos à frente na era digital.
  

Avanço Tecnológico com a Inteligência Artificial GeoIA

Nossa empresa está na vanguarda da inovação com o desenvolvimento da inteligência artificial GeoIA, que será incorporada para otimizar processos cruciais no manejo de cotas

• Revisão Automatizada de Cotas: A GeoIA realizará revisões detalhadas de cotas, identificando inconsistências e assegurando a precisão dos dados, correção da gramática entre outras funcionalidades. o que reduzirá significativamente a carga de trabalho manual e a margem de erro humano.
  Assistente de Preenchimento Inteligente: Com a função de assistente de preenchimento, a GeoIA ajudará os usuários a completar corretamente as informações das cotas, sugerindo dados com base em padrões previamente identificados e aprendizados.
  Essas funcionalidades em desenvolvimento demonstram nosso comprometimento em fornecer soluções que não apenas facilitam o dia a dia dos gestores públicos, mas também elevam o padrão de qualidade e eficiência nos serviços oferecidos. A GeoIA promete ser uma aliada estratégica na jornada rumo à excelência na gestão pública.
  
• Confirmação de abertura e contato para Cidadãos: Ao abrir um processo, o sistema envia um recibo ao cidadão por e-mail e SMS, confirmando a recepção de seus documentos. Neste e-mail o contribuinte pode validar seu contato para comunicações futuras.
  Notificação de Remessa para Usuários do Sistema: Funcionários e gestores recebem notificações precisas sobre o envio e o recebimento de documentos através de e-mails e notificações push, assegurando que o fluxo de trabalho seja ágil e que todas as etapas do processo sejam acompanhadas em tempo real.
  
• Localização Rápida e Visualização: Com múltiplos filtros intuitivos, localiza e visualiza os processos com facilidade. Visualiza Cotas, Documentos em formatos .PDF e JPEG. Cria uma pasta digital para visualização do inteiro teor do processo, podendo também realizar o download do arquivo.
  
• Acesso Unificado às Unidades: Atribui e gerencia usuários autorizados para cada unidade, assegurando que apenas os indivíduos apropriados tenham acesso aos processos pertinentes.
  
• Relatórios Estatísticos: Gera relatórios detalhados, como demonstrativos de ocorrências por assunto, consolidados por secretaria, por tipo de contato e muito mais. Visualiza dados cruciais de forma organizada e clara.
  
• Eficácia e Sustentabilidade: Além de simplificar a tramitação de processos e reduzir etapas manuais, nossa solução também contribui para a economia de recursos naturais ao minimizar o uso de papel, o que, por sua vez, reduz a emissão de carbono associada à produção e ao descarte de papel.
  
• Transparência: Oferece visibilidade total do progresso de cada processo, desde o registro até o encerramento.
  Gerencia usuários, unidades e processos de forma centralizada, assegurando a segurança das informações.
  
• Personalização e Inovação: Agora, oferecemos uma integração inovadora com o WhatsApp, permitindo uma interação direta e conveniente entre os contribuintes e o setor público. Por meio desta funcionalidade, os cidadãos podem realizar consultas, solicitar serviços e obter informações atualizadas de forma rápida e acessível, utilizando um canal de comunicação já familiar a grande parte da população.
  
• Relatórios Informativos: Permite tomar decisões fundamentadas em dados concretos, utilizando dados estatísticos detalhados e de fácil interpretação.